8 เทคนิคการบริหารเวลา เมื่อคุณต้องทำงานเป็นทีม

  1. จัดลำดับความสำคัญ (Prioritization)
  2. ชัดเจนกับจุดประสงค์ (Define Objective Clearly)
  3. ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดไม่ใช่ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ (Optimal Output rather than perfect output.)
  4.  จัดการกับสิ่งที่ขัดจังหวะ (Manage Interruptions)
  5. ทำอะไรให้เป็นระเบียบ (Organization)
  6. วางแผน แบ่งงาน และสอนงาน (Planning, Work Delegation & Training)
  7. อย่าเสียเวลากับความรู้สึกลบ (Don’t waste your time with Negatived attitude.)
  8. รักษาสุขภาพให้ดี (Stay Healthy)

………………………………………………………………………………………..

 

บทความอ้างอิง https://medium.com/time-dorks/one-big-thing-a-simple-way-to-do-more-by-planning-less-5ce1428fd4fe

1. จัดลำดับความสำคัญ (Prioritization)

คุณอาจจะต้องยอมรับความจริงก่อนว่า คุณไม่สามารถทำทุกอย่างให้เสร็จได้ภายในวันนี้ ดังนั้นคุณจะต้องตัดสินใจว่า วันนี้อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณจะต้องทำให้มันเสร็จ และทำมันให้เสร็จก่อน ในช่วงแรกของวัน ในช่วงเวลาที่คุณยังมีพลัง มีโฟกัส และไม่ถูกคนอื่นกวน ซึ่งประเด็นนี้ได้เคยมี John Zeratsky ได้เขียนบทความหนึ่งที่ชื่อว่า One Big Thing ที่จะอธิบายถึงประเด็นนี้ได้อย่างชัดเจน และเข้าใจง่าย https://medium.com/time-dorks/one-big-thing-a-simple-way-to-do-more-by-planning-less-5ce1428fd4fe จำไว้ว่า หากคุณทำ 1 สิ่งที่สำคัญที่สุดในวันนี้ได้สำเร็จแล้ว ถือว่าคุณประสบความสำเร็จในวันนี้แล้ว และมันจะทำให้คุณสามารถทำเรื่องรองอื่นๆ ให้เสร็จตามมาได้ไม่ยาก

 

………………………………………………………………………………………..

 

บทความอ้างอิง https://blog.toggl.com/project-objectives/ 

2.ชัดเจนกับจุดประสงค์ (Define Objective Clearly)

หลายๆครั้งเราเสียเวลากับการทำงาน หรือการประชุม ที่ลูกค้า และทีมเราตั้งจุดประสงค์ไม่ชัดเจน ทำงานงานที่ทำนั้นศูนย์เปล่า ซึ่งไม่ว่าเราจะทำงานดีแค่ไหน หรือพยายามแค่ไหน หากเราตั้งจุดประสงค์พลาดไปแล้ว ผลลัพท์ที่ได้ อาจจะไม่มีประโยชน์ หรือต้องมาเสียเวลาทำใหม่

เทคนิคการตั้งเป้าหมาย และจุดประสงค์ให้ชัดเจน

  1. ให้ทีมมีส่วนร่วม
  2. ทำให้เห็นภาพใหญ่ร่วมกัน
  3. ตั้งเป้าเฉพาะเจาะจง และมีความชัดเจน
  4. มีตัวชี้วัดความสำเร็จ ที่วัดผลได้
  5. ใส่ Deadline เข้าไปด้วย
  6. ย้ำเป้าหมาย หรือจุดประสงค์บ่อยๆ เพื่อไม่ให้ทีมหลุด

อีกเครื่องมือที่สามารถช่วยบริหารเป้าหมายได้ก็คือ OKR (Objective & Key Result.) เพื่อนๆสามารถเข้าไปอ่านเพิ่มเติมได้ตามลิงค์นี้นะครับ คลิ๊กเลย!  

………………………………………………………………………………………..

 

The Rule of Thirds (and the power of the Pareto Principle) https://radreads.co/rule-of-thirds/

3. ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดไม่ใช่ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ (Optimal Output rather than perfect output.)

หลายครั้งเวลาเราทำงาน เราอยากที่จะได้ทุกอย่าง และอยากให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ ความจริงก็คือ ไม่มีอะไรในโลกนี้สมบูรณ์แบบ และคุณไม่มีทางได้ทุกอย่างที่คุณต้องการ หากคุณต้องการทุกอย่าง คุณอาจจะไม่ได้อะไรเลย และตุ้นทุนในการที่จะทำให้งานสมบุรณ์แบบนั้น อาจจะสูงเกินไป และใช้เวลานานเกินไป แม้แต่ iPhone ที่พัฒนามาหลายรุ่น ที่มีจุดอ่อนเรื่อง Battery แต่ก็ยังขายดี เพราะ iPhone สามารถทำเรื่องอื่นได้ดี และในโลกนี้จะไม่มีวันมีมือถือที่สมบูรณ์แบบ Facebook Version แรกก็ไม่ได้มี Function เยอะขนาดนี้ และ Facebook ไม่เคยมีเวอร์ชั่นไหนที่ไม่มี Bug ฉะนั้นสิ่งที่ควรทำคือ ทำสิ่งที่สำคัญให้ดีที่สุด ภายใต้ข้อจำกัดที่เรามี (Finish is better than Perfect.)

ใช้ Pareto Principle https://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_principle หรือกฏ 20% 80% > คือทำงาน 20% ให้ได้ผล 80% พอทำงานเสร็จแล้วถ้ามีเวลาเหลือ ค่อยเอาเวลาเหลือมาเกลางานให้คมขึ้น หรือให้สมบูรณ์มากขึ้น

 

………………………………………………………………………………………..

 

บทความอ้างอิง https://www.inkley.us/blog/pomodoro-technique-infographic

 4. จัดการกับสิ่งที่ขัดจังหวะ (Manage Interruptions)

หลายๆ คนมักโทษคนอื่นหรือปัจจัยภายนอกที่มากวนเรา แต่แท้จริงแล้วสิ่งที่ขัดจังหวะเรา มีสองประเภท คือการขัดจังหวะที่เกิดจากเราเอง และการจัดจังหวะที่เกิดจากภายนอก

  1. การขัดจังหวะจากภายนอก
    1. ตอบรับเร็วเกินไป หรือขี้เกรงใจ (Inability to say no.)
    2. การเปิดให้คนอื่นคุยกับเราได้ตลอด (open door policy.)
    3. ที่ทำงานมีคนเดินผ่านไปผ่านมาเยอะ มีคนคุยกันเยอะ
    4. การติดนิสัยที่จะตื่นเต้นกับ Notification มือถือ และการพยายามที่จะตอบสนองทันที ทั้งที่บ้างครั้งไม่มีความจำเป็น
  2. การจัดจังหวะจากตัวเราเอง
    1. ทำงานหลายอย่างเกินไป
    2. การผลัดวัน ประกันพุ่ง
    3. สมาธิสั้น โหยหา Social ระหว่างการทำงาน
    4. การหิวน้ำ หิวขนม หรืออยากไปเข้าห้องน้ำ

เทคนิคในการแก้ไขปัญหาเบื่องต้นคือการใช้ Pomodoro Technic กล่าวคือการทำงาน 25 นาที แล้วพัก 5 นาที พอทำครบ 4 ครั้งก็ได้จะได้พักยาว 25 นาที ซึ่งช่วงแรกคุณจะเข้าใจว่าการขัดจังหวะนั้นไม่ได้เกิดจากปัจจัยภายนอกเพียงอย่างเดียว แต่หลายๆ ครั้งมันเกิดจากตัวเราเอง โดยเฉพาะเรื่องการมีสมาธิกับการทำงานทีละอย่าง และก่อนที่คุณจะทำงาน คุณจะต้องเตรียมเข้าห้องน้ำ ดื่มน้ำ กินขนมให้อิ่ม ก่อนที่จะเริ่มทำงาน เพราะการเข้า Pomodoro หมายถึงว่า ทุกๆ วินาที คุณจะต้องจดจ่ออยู่กับงานที่ทำเท่านั้น ห้ามเช็คอีเมล ห้ามตอบแชท ห้ามเหม่อ ซึ่งเมื่อคุณฝึกได้แล้วคุณจะเริ่มเห็นศักยภาพที่แท้จริงของตัวคุณ และคุณค่าแห่งการ Focus https://en.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique

 

………………………………………………………………………………………..

 

5. ทำอะไรให้เป็นระเบียบ (Organization)

เริ่มต้นจาก

  1. จัดระเบียบไฟล์ในคอมตนเอง (อ่านเพิ่ม)
  2. จัดระเบียบอีเมล (อ่านเพิ่ม)
  3. จัดระเบียบ Album รูปในมือถือ (อ่านเพิ่ม)
  4. จัดระเบียบห้องตนเอง (อ่านเพิ่ม)
  5. จัดระเบียบ Flow ในการทำงานกับทีมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าต้องทำอะไร และขอความช่วยเหลือจากใครในเรื่องใด
  6. ประชุมให้มีประสิทธิภาพ มี Agenda ก่อนประชุม และจดสรุปประชุมทุกครั้ง (อ่านเพิ่ม)

 

………………………………………………………………………………………..

6. วางแผนงาน สอนงานทีม และแบ่งงาน (Planning, Training and Work Delegation)

หลักการวางแผนงานแบบฉบับง่ายๆ

  1. เคลียร์เป้าหมาย
  2. เรียงความสำคัญงาน และโฟกัสงานที่สำคัญก่อน
  3. วางแผนงานที่ต้องทำทั้งหมด และกำหนด Deadline
  4. แบ่งงานว่าใครรับผิดชอบอะไร เพื่อให้งานถูกกระจายให้ทีมอย่างเหมาะสม
  5. ดูว่าจะต้องมีการสอนงานอะไรทีมในส่วนไหนบ้าง
  6. กำหนดความถี่ที่จะต้องมาอัพเดทการทำงานกัน

บทความเพื่ออ่านเพิ่มเติม https://www.upwork.com/hiring/startup/right-way-delegate/

 

………………………………………………………………………………………..

 

7. อย่าเสียเวลากับความรู้สึกลบ (Don’t waste your time with Negatived attitude.)

คิดให้รอบด้าน ไม่ใช่คิดลบการคิดลบ จะทำให้เสียเวลา สร้างความเครียดให้ทีม และจะทำให้ทำงานอย่างไม่มีความสุข และยากที่งานจะออกมาสำเร็จ ควรสนับสนุนให้ทีมคิดให้รอบด้าน ไม่ใช่คิดลบ

รวมถึงการที่ไม่ต้องพยายามที่จะเปลี่ยนคนอื่น เพราะมันจะทำให้คุณสูญเสียพลังไปเปล่าๆ นำพลังมาเปลี่ยนตัวคุณเองดีกว่า และมองให้ออกว่าแต่ละคนต้องการอะไร แล้วพยายามเสนอสิ่งที่ตอบสนองในสิ่งนั้น

 

………………………………………………………………………………………..

First Lady Michelle Obama joins children for a Super Sprowtz show, a “Let’s Move!” event at La Petite Academy child care center in Bowie, Md., Feb. 27, 2014. (Official White House Photo by Chuck Kennedy)

8. รักษาสุขภาพให้ดี (Stay Healthy)

ในวันที่คุณป่วย คุณจะไม่สามารถทำงาน หรือดูแลคนที่คุณรักได้ เป็นอะไรที่เสียเวลาสุดๆ ซึ่งแน่นอนว่า เราทุกคนต้องมีป่วยกันบ้าง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลดความเสี่ยงในการป่วยได้กว่า 50% หากคุณรักษาสุขภาพของคุณให้ดี เพราะคุณจะมีภูมิคุ้มกันที่ดี

หากคุณมีโรคประจำตัว คุณอาจจะลองพลิก วิกฤติ ให้เป็นโอกาส มีคนมากมายที่เกิดมามีโรคประจำตัว แต่สุดท้ายดูแลตนเองดีมากๆ สุขภาพอาจจะแข็งแรงกว่าคนที่ไม่มีโรคประจำตัวเสียอีก

 

………………………………………………………………………………………..

สุดท้ายนี้เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณบ้างไม่มากก็น้อย หากคุณมีคำแนะนำหรือความเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทความนี้ สามารถอีเมลมาหาพวกเราได้ที่ admin@happioteam.com

นที จารยะพันธุ์

บทความนี้ผมได้แรงบรรดาลใจมาจากคุณ Parima Seangprohdee  https://medium.com/@priwziest/techsauce-knowledge-sharing-time-management-e3663dca71f7?fbclid=IwAR3UbOwdgqOcC2wIVAaL9hlLFp8lcLEcqWDvGsuKXAK0P_IXqPgFLxdS4eQ โดยผมได้นำข้อมูลมาย่อยให้กระชับมากขึ้น และปรับบางส่วน จากประสบการณ์การทำงาน และจากบทความอื่นๆ ที่เคยอ่านมาครับ

 

 

 

 

 

 

Facebook Comments
สามารถติดต่อเรา เพื่อปรึกษาเกี่ยวกับ
Marketing, Design, Web และ Application ได้ที่
  Call Us   Messenger