สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผนและควบคุม Project

วันนี้เราจะมาพูดถึงเครื่องมือที่ Project Manager ใช้ในการควบคุม Project หรือแม้แต่หัวหน้างาน อยากจะควบคุมงานให้อยู่ในแผนที่วางไว้ และสามารถติดตามตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้น ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้เหมือนกัน  โดยในหัวข้อนี้จะมีการอธิบายเป็นส่วนๆ สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผน เพื่อให้เข้าใจกันได้ง่ายขึ้น โดยจะแบ่งเป็น คืออะไร – ดีอย่างไร – ใช้อย่างไร มาเริ่มดูกันเลยดีกว่า

สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผน และควบคุม Project

1. Work Breakdown Structures (WBS)

คืออะไร – การแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ อย่างชัดเจน โดยไล่ตั้งแต่ภาพใหญ่ และแตกออกเป็นงานย่อยๆ ให้เห็นว่างานแต่ละส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง ซึ่งหากนำมาประยุกต์ใช้ใส่รายละเอียดของ ต้นทุน และระยะเวลาการพัฒนาหรือการทำงานของแต่ละส่วนได้ ซึ่งทำให้เห็นภาพรวมของทั้ง Project ว่าแต่ละส่วนงานเป็นอย่างไร และเห็นการเชื่อมโยงของแต่ละส่วนงานได้

ดีอย่างไร – เราจะเห็นภาพรวมของ Project ทั้งหมด ทำให้เราทราบถึงขอบเขตของงานที่เราทำ มองเห็นว่างานที่เราทำมีส่วนใดบ้าง แต่ละส่วนประกอบด้วยงานย่อยๆ อะไรจะต้องติดต่อกับฝ่ายงานอื่นๆ หรือไม่ และนอกจากนี้ เราสามารถบริหารบุคคลกร หรือทรัพยากรต่างๆ พร้อมทั้งทราบต้นทุนที่เกิดขึ้นได้ในแต่ละส่วนงาน เพื่อให้เราสามารถบริหารและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหากเรายิ่งแบ่งงานได้ละเอียดมากเท่าไร เราก็จะสามารถทำบริการจัดการ และรู้ถึงรายละเอียดของ Project มากขึ้นเท่านั้น

ใช้อย่างไร – ก่อนอื่น แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ ง่ายๆ คือ จัดกลุ่มงานที่จะต้องส่งมอบให้กับทางลูกค้าว่ามีอะไรบ้าง จากนั้นค่อยมาลงรายละเอียดว่างานแต่ละส่วน ต้องทำอะไรบ้าง ต้องใช้อะไรบ้าง มีการการช่วยเหลือจากส่วนงานอื่นหรือไม่ แยกออกเป็นส่วนๆ และดูว่าแต่ละส่วน ใช้เวลาประมาณเท่าไร ใช้กำลังคนกี่คน และคาดว่าจะใช้งบประมาณไปประมาณเท่าไร  ซึ่งเราสามารถแตกรายละเอียดลงไปได้เรื่อยๆ เพื่อให้เห็นรายละเอียดต่างๆใน Project ได้ ทีนี้เราจะแตกเท่าไรถึงจะพอ ดูง่ายๆก็คือ แตกให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะแตกได้เพื่อให้เราสามารถเห็นรายละเอียดงานย่อยๆ และสามารถจัดการ Project ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

2. Milestones

คืออะไร – milestone คือกำหนดงานให้เห็นได้ว่าในระหว่างการดำเนินหรือการพัฒนา Project จะมีงานส่วนใดที่จะเสร็จในระหว่างการพัฒนา Project ได้ ถ้าถึงระยะเวลาที่กำหนดไว้แล้วเราหรือลูกค้าจะเห็นงานไหนได้บ้าง ซึ่ง เป็นส่วนหนึ่งในการรายงานความคืบหน้าของ Project ได้

ดีอย่างไร – การวาง milestones เป็นการกำหนด project schedule อย่างหนึ่ง ทำให้ทางทีมพัฒนา และลูกค้ารู้ว่าเราต้องทำงานอะไรเสร็จวันไหน และลูกค้าสามารถติดตามงานที่เสร็จแล้วได้ในวันไหน  สามารถนำส่วนนี้มาทำเป็นรายงานความคืบหน้าของ Project ได้ และข้อดีอย่างหนึ่งคือ จะเป็นการติดตามงานที่จุดใหญ่ๆ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดในระหว่างการพัฒนาระบบ และทีมงานมองเห็นภาพรวมของ Project และเห็นเป้าหมายเดียวกัน

ใช้อย่างไร – การวาง milestones เริ่มจาก กำหนดวันเริ่มต้นที่และวันที่สิ้นสุดของ Project แล้วลากเป็นเส้นเวลาขึ้นมา จากนั้นดูว่างานส่วนไหนจะเสร็จวันไหน และกำหนดเป็นจุดบนเส้นนั้น เพื่อให้รู้ว่าวันที่นี้จะมีงานอะไรที่เสร็จบ้าง ซึ่งในขั้นตอนนี้ อาจจะให้ทีมทำงานเข้ามามีส่วนร่วมและสอบถามเพื่อยืนยันระยะเวลาในการทำงานว่าช่วงเวลาดังกล่าว สามารถทำงานที่กำหนดเสร็จได้จริง เมื่อกำหนดเสร็จสิ้นเราจะนำ milestones นี้ไปนำเสนอกับทางลูกค้าเพื่อให้เห็นภาพรวมของ Project และความเข้าใจที่ตรงกัน

3. Baselines

คืออะไร – baselines คือ รายละเอียดของแผน Project ที่ได้รับอนุมัติให้เริ่มดำเนินการ โดยจะเป็นข้อมูลที่ผ่านการยืนยันมาแล้ว มีรายละเอียด Project แผนการทำงาน ค่าใช้จ่าย ขอบเขตของ Project โดยรายละเอียดเหล่านี้ จะสรุปออกมาก่อนการเริ่มต้น Project ซึ่งข้อมูลสรุปนั้นจะนำมาเป็นรายละเอียดของ baseline

ดีอย่างไร – ตัว baseline ช่วยทำให้ทุกคนเห็นรายละเอียดของ Project ไม่ว่าจะเป็น วัตถุประสงค์ ขอบเขตของงาน ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยระหว่างการทำงาน หากมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของ Project วัตถุประสงค์ ระยะเวลา หรือรายละเอียดที่มีกำหนดใน baseline Project Manager สามารถตรวจสอบรายละเอียดทีเปลี่ยนแปลงไปได้ และทำการประเมินผลกระทบ หรือหาทางในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้ จะส่งต่อให้มีการเปลี่ยนข้อมูลใน Project baseline ทำให้ทุกคนในทีมงาน และลูกค้าเห็นเป็นภาพเดียวกันและมองเห็นผลกระทบที่ตามมาจากการเปลี่ยนแปลงในครั้งนั้นๆ ซึ่งจะเห็นได้ว่า baseline นี้เน้นเรื่องการติดตาม ตรวจสอบ  และการแจ้งข้อมูลล่าสุดของภาพรวม Project ให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ตรงกัน โดยสามารถใช้ได้ตลอดระยะเวลาในการพัฒนา Project

ใช้อย่างไร – เริ่มต้น กำหนด scope ของ Project กำหนดรายละเอียดต่างๆ ระยะเวลา วัตถุประสงค์  ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายต่างๆ  โดยนำข้อมูลทั้งหมดข้างต้นส่งมอบให้ลูกค้าตรวจสอบและทำการอนุมัติ โดยหากทางลูกค้าทำการอนุมัติแล้วข้อมูลทั้งหมดที่ส่งมอบให้ คือ baseline หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข รายละเอียดต่างๆ ของ Project ดำเนินจัดทำและแก้ไข เอกสาร baseline ขึ้นใหม่ และส่งให้ทางลูกค้ายืนยัน เพื่อใช้เป็น project baseline ใหม่กับทีมงานและลูกค้า

4. Triple Constraint

คืออะไร – สามเหลี่ยมที่แสดงความเชื่อมโยงข้อจำกัดของ Project ระหว่าง ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย และขอบแขตของ Project โดยสามเหลี่ยมนี้จะแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ ระหว่างกันและกัน ซึ่งหากเพิ่มรายละเอียดอย่างใดอย่างหนึ่ง รายละเอียดอีก 2 อย่างที่เหลือ จะเพิ่มตามไปด้วย

ดียังไง – ส่วนนี้เป็นทฤษฎีที่เป็นความจริง ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งเราสามารถอ้างอิงเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ และแสดงให้เห็นถึงผลกระทบของ Project ที่จะเกิดขึ้นได้หากมีส่วนใดส่วนขึ้นของ Project มีการเปลี่ยนแปลงไป โดยทาง Project Manager สามารถนำข้อมูลที่ได้ นำไปวิเคราะห์ และแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงผลกระทบที่จะตามาได้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น หรือระยะเวลาที่เพิ่มขึ้นได้

ใช้ยังไง – การใช้งานง่ายๆคือ ให้จำอยู่เสมอว่า หากเราต้องการเพิ่มหรือลดข้อจำกัดในด้านระยะเวลา ค่าใช้จ่าย หรือขอบเขต  ไม่ว่าจะอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือกว่า 1 อย่าง ย่อมมีผละกระทบต่อส่วนอื่นๆ อย่างแน่นอน เช่น เราอยากเพิ่ม  scope ของงาน เราสามารถเสนอตัวเลือกได้ 3 แบบคือ เพิ่มระยะเวลาในการพัฒนา , เพิ่มค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโดยระยะเวลาเท่าเดิม หรือ เพิ่มค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่ง และ ระยะเวลาพัฒนาเพิ่มอีกส่วนหนึ่ง เป็นต้น

5. Project Life Cycle

คืออะไร – หลักการวัฎจักร Project ประกอบด้วย ส่วนต่างๆ ดังนี้ initial , planning , executing , monitoring , closing โดยทุก Project จะประกอบด้วยส่วนเหล่านี้ทั้งนี้โดยที่เราอาจจะไม่รู้ โดยการไล่ลำดับตั้งแต่เริ่ม Project ไปจนจบ Project ซึ่งแต่ละประบวนการจะมีรายละเอียด หรือข้อมูลที่จะเป็นจะสามารถนำไปใช้ในกระบวนการถัดไปได้

ดีอย่างไร – หากเข้าใจ Project Life Cycle เราจะสามารถวางแผน และจัดการ Project ได้ง่ายขึ้น เนื่องจาก่อนที่จะผ่านแต่ละกระบวนการ ควรจะมีผลลัพธ์เพื่อที่จะให้สามารถเริ่มงานในขั้นตอนถัดไปได้ สามารถกำหนดว่าแต่ละกระบบวนการควรจะมีข้อมูลหรือได้ผลลัพธ์อะไรบ้าง โดยอาจจะเป็นส่วนหนึ่งที่จะส่งมอบให้กับทางลูกค้า หรือแม้แต่การรายงานความคืบหน้าของ Project พร้อมทั้งช่วยเราตรวจสอบสถานะของ Project ว่ามีความคืบหน้า หรือว่าเกิดปัญหาไม่สามารถดำเนินการในขั้นถัดไปได้

ใช้อย่างไร – ตั้งแต่ที่กระบวนการพื้นฐาน 5 กระบวนการ โดยใส่รายละเอียดแต่ละกระบวนการว่าต้องการข้อมูล หรือเอกสารอะไรบ้างเพื่อให้สามารถดำเนินการในกระบวนการถัดไปได้ โดยหากหาข้อมูลที่ต้องการในกระบวนการไหนได้ไม่ครบ เราจะไม่สามารถไปยังกระบวนการถัดไปได้ ซึ่งทำให้เห็นถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นว่าข้อมูลไหนมีปัญหา และทำการแก้ไขปัญหาต่อไป

Reference
https://project-management.com
https://www.template.net
https://www.process.st/timeline-template/
https://trumpexcel.com/milestone-chart-in-excel/
https://blog.masterofproject.com/project-baseline/
https://www.costmanagement.eu/blog-article/increase-project-performance-with-the-correct-cost-control-philosophy

ฝากติดตาม blog อื่นๆใน Happioteam ด้วยครับ
blog.happioteam.com