วันนี้เราจะมาพูดถึงเครื่องมือที่ Project Manager ใช้ในการควบคุม Project หรือแม้แต่หัวหน้างาน อยากจะควบคุมงานให้อยู่ในแผนที่วางไว้ และสามารถติดตามตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้น ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้เหมือนกัน  โดยในหัวข้อนี้จะมีการอธิบายเป็นส่วนๆ สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผน เพื่อให้เข้าใจกันได้ง่ายขึ้น โดยจะแบ่งเป็น คืออะไร – ดีอย่างไร – ใช้อย่างไร มาเริ่มดูกันเลยดีกว่า


สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผน และควบคุม Project

  1. Work Breakdown Structures (WBS)

สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผน

คืออะไร – การแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ อย่างชัดเจน โดยไล่ตั้งแต่ภาพใหญ่ และแตกออกเป็นงานย่อยๆ ให้เห็นว่างานแต่ละส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง ซึ่งหากนำมาประยุกต์ใช้ใส่รายละเอียดของ ต้นทุน และระยะเวลาการพัฒนาหรือการทำงานของแต่ละส่วนได้ ซึ่งทำให้เห็นภาพรวมของทั้ง Project ว่าแต่ละส่วนงานเป็นอย่างไร และเห็นการเชื่อมโยงของแต่ละส่วนงานได้

ดีอย่างไร – เราจะเห็นภาพรวมของ Project ทั้งหมด ทำให้เราทราบถึงขอบเขตของงานที่เราทำ มองเห็นว่างานที่เราทำมีส่วนใดบ้าง แต่ละส่วนประกอบด้วยงานย่อยๆ อะไรจะต้องติดต่อกับฝ่ายงานอื่นๆ หรือไม่ และนอกจากนี้ เราสามารถบริหารบุคคลกร หรือทรัพยากรต่างๆ พร้อมทั้งทราบต้นทุนที่เกิดขึ้นได้ในแต่ละส่วนงาน เพื่อให้เราสามารถบริหารและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหากเรายิ่งแบ่งงานได้ละเอียดมากเท่าไร เราก็จะสามารถทำบริการจัดการ และรู้ถึงรายละเอียดของ Project มากขึ้นเท่านั้น

ใช้อย่างไร – ก่อนอื่น แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ ง่ายๆ คือ จัดกลุ่มงานที่จะต้องส่งมอบให้กับทางลูกค้าว่ามีอะไรบ้าง จากนั้นค่อยมาลงรายละเอียดว่างานแต่ละส่วน ต้องทำอะไรบ้าง ต้องใช้อะไรบ้าง มีการการช่วยเหลือจากส่วนงานอื่นหรือไม่ แยกออกเป็นส่วนๆ และดูว่าแต่ละส่วน ใช้เวลาประมาณเท่าไร ใช้กำลังคนกี่คน และคาดว่าจะใช้งบประมาณไปประมาณเท่าไร  ซึ่งเราสามารถแตกรายละเอียดลงไปได้เรื่อยๆ เพื่อให้เห็นรายละเอียดต่างๆใน Project ได้ ทีนี้เราจะแตกเท่าไรถึงจะพอ ดูง่ายๆก็คือ แตกให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะแตกได้เพื่อให้เราสามารถเห็นรายละเอียดงานย่อยๆ และสามารถจัดการ Project ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

  1. Milestones

สิ่งที่ project manager ใช้วางแผน

คืออะไร – milestone คือกำหนดงานให้เห็นได้ว่าในระหว่างการดำเนินหรือการพัฒนา Project จะมีงานส่วนใดที่จะเสร็จในระหว่างการพัฒนา Project ได้ ถ้าถึงระยะเวลาที่กำหนดไว้แล้วเราหรือลูกค้าจะเห็นงานไหนได้บ้าง ซึ่ง เป็นส่วนหนึ่งในการรายงานความคืบหน้าของ Project ได้

ดีอย่างไร – การวาง milestones เป็นการกำหนด project schedule อย่างหนึ่ง ทำให้ทางทีมพัฒนา และลูกค้ารู้ว่าเราต้องทำงานอะไรเสร็จวันไหน และลูกค้าสามารถติดตามงานที่เสร็จแล้วได้ในวันไหน  สามารถนำส่วนนี้มาทำเป็นรายงานความคืบหน้าของ Project ได้ และข้อดีอย่างหนึ่งคือ จะเป็นการติดตามงานที่จุดใหญ่ๆ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดในระหว่างการพัฒนาระบบ และทีมงานมองเห็นภาพรวมของ Project และเห็นเป้าหมายเดียวกัน

ใช้อย่างไร – การวาง milestones เริ่มจาก กำหนดวันเริ่มต้นที่และวันที่สิ้นสุดของ Project แล้วลากเป็นเส้นเวลาขึ้นมา จากนั้นดูว่างานส่วนไหนจะเสร็จวันไหน และกำหนดเป็นจุดบนเส้นนั้น เพื่อให้รู้ว่าวันที่นี้จะมีงานอะไรที่เสร็จบ้าง ซึ่งในขั้นตอนนี้ อาจจะให้ทีมทำงานเข้ามามีส่วนร่วมและสอบถามเพื่อยืนยันระยะเวลาในการทำงานว่าช่วงเวลาดังกล่าว สามารถทำงานที่กำหนดเสร็จได้จริง เมื่อกำหนดเสร็จสิ้นเราจะนำ milestones นี้ไปนำเสนอกับทางลูกค้าเพื่อให้เห็นภาพรวมของ Project และความเข้าใจที่ตรงกัน

สิ่งที่ project manager ใช้วางแผน

 

  1. Baselines

สิ่งที่ project manager ใช้วางแผน

คืออะไร – baselines คือ รายละเอียดของแผน Project ที่ได้รับอนุมัติให้เริ่มดำเนินการ โดยจะเป็นข้อมูลที่ผ่านการยืนยันมาแล้ว มีรายละเอียด Project แผนการทำงาน ค่าใช้จ่าย ขอบเขตของ Project โดยรายละเอียดเหล่านี้ จะสรุปออกมาก่อนการเริ่มต้น Project ซึ่งข้อมูลสรุปนั้นจะนำมาเป็นรายละเอียดของ baseline

ดีอย่างไร – ตัว baseline ช่วยทำให้ทุกคนเห็นรายละเอียดของ Project ไม่ว่าจะเป็น วัตถุประสงค์ ขอบเขตของงาน ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยระหว่างการทำงาน หากมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของ Project วัตถุประสงค์ ระยะเวลา หรือรายละเอียดที่มีกำหนดใน baseline Project Manager สามารถตรวจสอบรายละเอียดทีเปลี่ยนแปลงไปได้ และทำการประเมินผลกระทบ หรือหาทางในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้ จะส่งต่อให้มีการเปลี่ยนข้อมูลใน Project baseline ทำให้ทุกคนในทีมงาน และลูกค้าเห็นเป็นภาพเดียวกันและมองเห็นผลกระทบที่ตามมาจากการเปลี่ยนแปลงในครั้งนั้นๆ ซึ่งจะเห็นได้ว่า baseline นี้เน้นเรื่องการติดตาม ตรวจสอบ  และการแจ้งข้อมูลล่าสุดของภาพรวม Project ให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ตรงกัน โดยสามารถใช้ได้ตลอดระยะเวลาในการพัฒนา Project

ใช้อย่างไร – เริ่มต้น กำหนด scope ของ Project กำหนดรายละเอียดต่างๆ ระยะเวลา วัตถุประสงค์  ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายต่างๆ  โดยนำข้อมูลทั้งหมดข้างต้นส่งมอบให้ลูกค้าตรวจสอบและทำการอนุมัติ โดยหากทางลูกค้าทำการอนุมัติแล้วข้อมูลทั้งหมดที่ส่งมอบให้ คือ baseline หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข รายละเอียดต่างๆ ของ Project ดำเนินจัดทำและแก้ไข เอกสาร baseline ขึ้นใหม่ และส่งให้ทางลูกค้ายืนยัน เพื่อใช้เป็น project baseline ใหม่กับทีมงานและลูกค้า

 

  1. Triple Constraint

สิ่งที่ project manager ใช้วางแผน

คืออะไร – สามเหลี่ยมที่แสดงความเชื่อมโยงข้อจำกัดของ Project ระหว่าง ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย และขอบแขตของ Project โดยสามเหลี่ยมนี้จะแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ ระหว่างกันและกัน ซึ่งหากเพิ่มรายละเอียดอย่างใดอย่างหนึ่ง รายละเอียดอีก 2 อย่างที่เหลือ จะเพิ่มตามไปด้วย

ดียังไง – ส่วนนี้เป็นทฤษฎีที่เป็นความจริง ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งเราสามารถอ้างอิงเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ และแสดงให้เห็นถึงผลกระทบของ Project ที่จะเกิดขึ้นได้หากมีส่วนใดส่วนขึ้นของ Project มีการเปลี่ยนแปลงไป โดยทาง Project Manager สามารถนำข้อมูลที่ได้ นำไปวิเคราะห์ และแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงผลกระทบที่จะตามาได้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น หรือระยะเวลาที่เพิ่มขึ้นได้

ใช้ยังไง – การใช้งานง่ายๆคือ ให้จำอยู่เสมอว่า หากเราต้องการเพิ่มหรือลดข้อจำกัดในด้านระยะเวลา ค่าใช้จ่าย หรือขอบเขต  ไม่ว่าจะอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือกว่า 1 อย่าง ย่อมมีผละกระทบต่อส่วนอื่นๆ อย่างแน่นอน เช่น เราอยากเพิ่ม  scope ของงาน เราสามารถเสนอตัวเลือกได้ 3 แบบคือ เพิ่มระยะเวลาในการพัฒนา , เพิ่มค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโดยระยะเวลาเท่าเดิม หรือ เพิ่มค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่ง และ ระยะเวลาพัฒนาเพิ่มอีกส่วนหนึ่ง เป็นต้น

 

  1. Project Life Cycle

สิ่งที่ project manager ใช้วางแผน

คืออะไร – หลักการวัฎจักร Project ประกอบด้วย ส่วนต่างๆ ดังนี้ initial , planning , executing , monitoring , closing โดยทุก Project จะประกอบด้วยส่วนเหล่านี้ทั้งนี้โดยที่เราอาจจะไม่รู้ โดยการไล่ลำดับตั้งแต่เริ่ม Project ไปจนจบ Project ซึ่งแต่ละประบวนการจะมีรายละเอียด หรือข้อมูลที่จะเป็นจะสามารถนำไปใช้ในกระบวนการถัดไปได้

ดีอย่างไร – หากเข้าใจ Project Life Cycle เราจะสามารถวางแผน และจัดการ Project ได้ง่ายขึ้น เนื่องจาก่อนที่จะผ่านแต่ละกระบวนการ ควรจะมีผลลัพธ์เพื่อที่จะให้สามารถเริ่มงานในขั้นตอนถัดไปได้ สามารถกำหนดว่าแต่ละกระบบวนการควรจะมีข้อมูลหรือได้ผลลัพธ์อะไรบ้าง โดยอาจจะเป็นส่วนหนึ่งที่จะส่งมอบให้กับทางลูกค้า หรือแม้แต่การรายงานความคืบหน้าของ Project พร้อมทั้งช่วยเราตรวจสอบสถานะของ Project ว่ามีความคืบหน้า หรือว่าเกิดปัญหาไม่สามารถดำเนินการในขั้นถัดไปได้

ใช้อย่างไร – ตั้งแต่ที่กระบวนการพื้นฐาน 5 กระบวนการ โดยใส่รายละเอียดแต่ละกระบวนการว่าต้องการข้อมูล หรือเอกสารอะไรบ้างเพื่อให้สามารถดำเนินการในกระบวนการถัดไปได้ โดยหากหาข้อมูลที่ต้องการในกระบวนการไหนได้ไม่ครบ เราจะไม่สามารถไปยังกระบวนการถัดไปได้ ซึ่งทำให้เห็นถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นว่าข้อมูลไหนมีปัญหา และทำการแก้ไขปัญหาต่อไป

Reference
https://project-management.com
https://www.template.net
https://www.process.st/timeline-template/
https://trumpexcel.com/milestone-chart-in-excel/
https://blog.masterofproject.com/project-baseline/
https://www.costmanagement.eu/blog-article/increase-project-performance-with-the-correct-cost-control-philosophy

ฝากติดตาม blog อื่นๆใน Happioteam ด้วยครับ
blog.happioteam.com

Facebook Comments
สามารถติดต่อเรา เพื่อปรึกษาเกี่ยวกับ
Marketing, Design, Web และ Application ได้ที่
  Call Us   Messenger

Myanmar Media Landscape in 2019

เด็กจบใหม่เป็น planner ได้ไหม

เด็กจบใหม่เป็น planner ได้ไหม?

สิ่งที่ project manager ใช้วางแผน

สิ่งที่ Project Manager ใช้วางแผนและควบคุม Project

การตลาดแบบโจโจ้ เทคนิคปั้นแบรนด์ดังข้ามศตวรรษ

โทนสีจากหนัง Stranger things

โทนสีจากหนัง Stranger things ซีรี่ส์ไซไฟกลิ่นอายยุค 80s

แม่สอด เมียวดี

มุมมองใหม่ๆ ของ แม่สอด-เมียวดี ผ่านทางด่านพรมแดน